Inbox Zero: jak se zbavit e-mailového chaosu

E-mail nemusí být zlo. Elektronickou poštu nemusíte mít plnou reklamních newsletterů, ani ji nemusíte mít plnou nevyřízených a nerelevantních zpráv. Nemusíte ji mít plnou vůbec. Nemusíte pořád na něco nebo na někoho zapomínat.

Nemusíte se cítit blbě pokaždé, když si vzpomenete na svůj e-mail.

Řešení znám dvě. První je se tvářit, že e-mail neexistuje. Druhé je Inbox Zero, metodika pro systematické zpracovávání e-mailů.

Výhody e-pošty

E-mail u některých profesionálů získal tak špatné renomé, že utíkají k nástrojům pro komunikaci v reálném čase (Teams, Slack… obecně jako IM) nebo úplně zbytečně kvůli každé blbině telefonují. To ovšem dříve či později vede k zapomínání, nedostatečné informovanosti zúčastněných a komunikačnímu chaosu.

Elektronická pošta má své výhody. Příjemce by neměl očekávat okamžitou reakci, takže máte čas na rozmyšlenou. Konverzace v něm poskytují prohledávatelný a trvalý záznam. E-mail není tak předurčený k vyrušování jako IM a díky tomu více podporuje režim hluboké práce. E-mail mají všichni, i ti, kteří jej nepoužívají, takže jde o jedinou skutečně univerzální platformu.

E-mail prostě jiné způsoby komunikace skvěle doplňuje. Skoro bych řekl, je to nutný základní kámen online komunikace. Má špatnou pověst, ale možná jen proto, že jej lidé nepoužívají správně.

Pro mě se návod na správné použití e-mailu jmenuje Inbox Zero. Překvapilo mě, jak málo je tato metodika známá a používaná.

I proto vznikl tenhle text. Pojďme na to.

Co je Inbox Zero?

Inbox Zero je metodika, jejímž cílem je efektivní zpracování a organizace příchozích e-mailů. Cílem je mít schránku příchozí pošty pravidelně prázdnou nebo blízkou tomu stavu.

Inbox Zero vymyslel a v nultých letech propagoval Merlin Mann, expert na produktivitu.

V praxi Inbox Zero vypadá dle definice asi takto:

• Alespoň jednou denně věnujete čas své elektronické poštovní schránce.
• Procházíte zprávy a akce se řídí metodikou čtyř D (Do, Delegate, Defer, Delete).
• Každou zprávu následně buď archivujete nebo smažete.
• Profit! Inbox je čistý.

Hlavním cílem Inbox Zero prostě je snížit stres spojený s elektronickou poštou, zvýšit produktivitu a udržet si pocit kontroly nad e-mailovou komunikací.

Reklamní slogan říká, že cílem je udržovat vaši mysl a inbox čistými.

To sedí. Fakt.

V následujícím textu toto rozvedu a doplním svými zkušenostmi.

Já osobně Inbox Zero používám kolem deseti let. Odhaduji, že jsem na metodiku přešel s příchodem Google Inbox, dnes už neexistující inovativní alternativy Gmailu, která šla mimo jiné naproti nadšencům do Inbox Zero.

Dnes jsem zůstal u Gmailu, ale více či méně to bude fungovat s jakýmkoliv e-mailovým klientem.

Co mi Inbox Zero přináší? Méně stresu z přeplněného inboxu, méně obav z nestíhání, méně zapomínání, efektivnější dohledávání informací. Snadnější a systematičtější organizaci práce.

Jak pracuji a jaké nástroje pro komunikaci používám?

Než se pustíme do konkrétních praktických tipů, cítím potřebu uvést svou verzi metodiky Inbox Zero do širšího kontextu.

Jak pracuji? Jsem sice freelancer, odborně se zaměřuji na poradenství k rychlosti webu, ale hlavní část mé práce je dnes více méně management. Se třemi kolegy děláme konzultace pod značkou PageSpeed.cz, kde máme zhruba padesát klientů. V rámci dalšího týmu pomáhám vyvíjet tester rychlosti. Spolupracuji také na managementu komunity Frontendisti.cz a občas tvořím články nebo knížky v rámci své značky Vzhůru dolů.

Denně mi přijde kolem stovky e-mailů a nějaké ty zprávy na sociální sítě, do IM nástrojů… Je toho vcelku docela dost a bez metodiky bych byl v čudu.

Komunikačních kanálů používám mrak, asi jako všichni. Zde nastíním svůj vztah k nim v kontextu s mým pojetím metodiky Inbox Zero.

E-mail (Gmail)

Elektronická pošta je pro mě hlavní komunikační centrála. Všechny notifikace, které tak šly nastavit, hlavně z Basecampu, nástroje pro řízení projektu, mi chodí do e-mailu. Sem ale nechodím často, jen párkrát denně. Notifikace mám vypnuté. Používám Gmail.

IM (Slack)

Slack používáme v týmu pro pracovní komunikaci v reálném čase. IM je zásadní pro případné záseky a problémy, které nepočkají.

Máme zde ale i kanály jen tak pro tlachání s nižší prioritou. Notifikace ze Slacku mám zapnuté jen odpoledne, když se nevěnuji hluboké práci, ale občas se tam podívám i dopoledne. Totéž platí pro Whatsapp, Messenger, iMessages… v rámci soukromé komunikace.

Pokud to nehoří, neodpovídám hned. S výjimkou ženy a dětí, samozřejmě.

Telefon

Telefon používám velmi málo, ale občas se hodí okolí dovysvětlit složitější nebo spíše středně složité témata.

Někteří klienti jsou hodně telefonní, snažím se to respektovat. Hořáky a průšvihy naštěstí v práci nemívám, takže telefon obvykle můžu vzít bez strachu z velkého vyrušení a bez stresu.

Po dlouhodobější komunikace e-mailem může mít člověk pocit, kterému říkám „emoční odpojení“, takže někdy je dobrý se vidět nebo si alespoň zavolat. Telefon je pro mě, kromě osobního setkání, nejlidštější forma komunikace. Ale raději se s lidmi setkávám, než telefonuji.

Online schůzky

Online meetingy (též trefněji „cally“) v mém oboru prakticky úplně vytlačily osobní schůzky, ale v zásadě mě to vyhovuje. Pravidelně se slýcháváme s většinou klientů. Jednou za čas preferuji osobní setkání. Ale je stále těžší osobní pracovní setkávání prosazovat, nemyslíte?

Tolik k širšímu kontextu mého způsobu elektronické komunikace. A teď už k e-mailu a metodice Inbox Zero. Než začneme, musíme splnit určité předpoklady.

Předpoklad první: vyhrazený a omezený čas, třeba po obědě

Bude vás to stát čas. Bez toho to nepůjde. Se s tim smiřte. E-maily v Inboxu čekají a nemají nožičky. Neodejdou a nevyřeší se samy, aniž byste jim věnovali čas. Ten si musíte vyhradit.

Některé metodiky doporučují věnovat se e-mailu co nejrychleji nebo třeba jednou za hodinu, ale mě osobně by to zabilo. E-mailu se věnuji jen párkrát denně. Funguje to asi takto:

• Dopoledne do inboxu vůbec nekoukám. Jsem zahloubán v hluboké práci, sorry.
• Po obědě věnuji e-mailu půl hodiny až tři čtvrtě. To je můj hlavní čas na Inbox zero.
• Odpoledne dělám už více manažerskou práci, do e-mailu občas kouknu, občas odpovím, aby na mě něco nestálo, ale většinu z nich stejně odložím na další den.

Tu půl hodinu až tři čtvrtě hodinu po obědě mám každý den v časovém plánu a počítám s ní. Není možné ji vytvořit z ničeho, pokud bych měl den nabitý jinými úkoly.

Zpracování e-mailů si normálně počítám v Toggl jako práci:

• Komunikaci v rámci projektů PageSpeed.cz měřím jako management týmu.
• Složitější, poradenské e-maily klientům trackuji jako placenou práci pro ně.
• Pro ostatní e-mailovou komunikaci mám štítek „Komunikace“ a snažím se, aby nepřesáhla tak těch 30 minut denně. Sem patří neplacená komunikace s klienty, různé newslettery, komunikace kolem Vzhůru dolů, občasný soukromý e-mail, a tak dále.

Všimněte si, že se e-mailům věnuji po obědě. Ano, to jsem většinou nejunavenější z celého dne a e-maily zároveň nepotřebují tolik mých mozkových kapacit.

A co další předpoklady? Chce to trochu pošolíchat nastavení e-mailu

Pojďme na další krok, přenastavit si všechno tak, aby to bylo co nejméně otravné a aby to bylo na jednom místě.

Žádné notifikace

Jsem fakt velký odpůrce notifikací přicházejících v reálném čase a otročině při jejich vyřizování. Chodí mi vlastně jen telefonická smsková upozornění a občas něco důležitého z IM, jako třeba rodina. E-mail nemá žádnou výjimku.

Vypl jsem si i odznáčky hlásící počet příchozích e-mailů na ikonkách všech aplikací. Díky Inbox Zero ale i tak většinu e-mailů vyřídím do 24 hodin.

Všechno v jednom

Všechny svoje e-mailové schránky, i ty historické, mám přesměrované do jediné, té nejaktuálnější, kterou používám.

V Gmailu jsem si zrušil záložky jako Promotions, Social… Pokud mi to má chodit, ať to chodí rovnou do inboxu. Včetně newsletterů, kterých odebírám něco mezi pěti až deseti, a pořád mi to připadá hodně.

Promo neodebírám vůbec a e-maily s notifikacemi ze sociálních sítí taky ne. Co se děje na sociálních sítích, ať tam zůstane. Občas se tam podívám, to ne, že ne. Vlastně nezdravě často, ehm.

Téměř také v Gmailu nepoužívám štítky a kategorie. Jedinou výjimkou jsou automatické zprávy z různých nástrojů, jako je Google Search Console, protože ty nejde přesměrovat do Slacku nebo na jiné rozumné místo, kam nám chodí pracovní notifikace.

Rozumná délka e-mailu

Kdysi jsem psal dlouhé zprávy. Všímám si, že to je u (bývalých) vývojářů časté. Dneska mám vůči tomu odpor a tak když mi napíšete dlouhý e-mail, asi budete chvilku čekat na odpověď nebo vám prostě zavolám.

Snažím se to držet i na své straně. Líbí se mi tedy metodiky nebo spíše popis ideálního stavu znění e-mailu jako Five.sentenc.es. Zkuste vše nacpat do pěti vět. Vždy se to nepovede, ale je to super výuka stručnosti. Pro méně zkušené je dobré si zkusit osvojit metodu pěti W.

Jak tedy postupovat každý den při procházení příchozí pošty? Různí lidé to dělají jinak a nechci nikomu nic vnucovat, takže mohu jen nabídnout svůj vlastní postup. Pro inspiraci.

Krok 1: prioritizace

Projdu očima e-maily a začnu od těch nejjednodušších. Proto, aby to zkraje odsejpalo. Co si totiž budeme povídat – vyřizování e-mailů obvykle není nejúžasnější část dne.

• Obecně nejprve procházím interní zprávy týmu, což znamená vyřídit všechny e-mailové notifikace z Basecampu. To eviduji jako samostatní časový úsek.
• Druhé na řadě jsou ostatní e-maily, které se dají vyřídit rychle, tak do minuty jeden. To eviduji jako samostatnou položku „Komunikace“. Přitom často ještě vyřídím různé notifikace ze sociálních sítí.
• Třetí jsou konkrétní složitější e-maily, které můžu trackovat jako samostatný čas, obvykle pro konkrétního klienta. Jde většinou o rychlou radu, připomenutí priorit nebo rychlé vytěžení nějakých dat a dodání ilustrace.
• Čtvrté na řadě jsou e-maily, u kterých vím, že se na ně nedostane. Většinou mají nízkou prioritu. Ty odkládám na další den. Je jich každý den tak desetina.

Krok 2: Akce

S každým e-mailem je potřeba něco udělat a smazat je všechny nemůžeme, že ano…

Původní metodika Inbox Zero počítá s těmito akcemi od „D“, trošku jsem to doplnil o své zkušenosti:

Smazat (Delete)

Pokud e-mail není relevantní nebo nevyžaduje akci, prostě ho smažte. Asi přišel jen pro info nebo ani to ne. U mě se to ještě rozdvojuje na dvě různé akce:

• Smazat – e-maily, které nebudu potřebovat archivovat. Neobsahují důležitou informaci nebo jde jen o duplikát zprávy z Basecampu nebo jiného nástroje, kde bude zpráva dohledatelná. I tak se ale hodí nějak reagovat, aby lidé na druhém konci drátu věděli, že jste zprávu viděli. K tomu jsou dobře hodí emoji v Basecampu. E-mail toto zatím nenabízí.
• Archivovat – zprávy nebo vlákna zpráv, které obsahují důležité informace. Většinu zpráv archivuji, ale nemažu. Díky tomu vím, jaké blbosti jem komu napsal před osmi nebo desíti lety. To chcete.

Delegovat (Delegate)

Pokud e-mail vyžaduje akci, ale vy nejste správná osoba, která by se tím měla zabývat, delegujte jej na vhodnou osobu nebo tým.

U mě to znamená přidat nebo aktualizovat adekvátní úkol u kolegů. Obvykle ale moc nedeleguji, protože máme docela dobře rozdělené kompetence a všichni víme, co máme dělat.

Vyřídit (Do)

Pokud e-mail vyžaduje rychlou a jednoduchou akci, kterou můžete dokončit během několika minut, vyřídím jej hned. Odpovězte, proveďte požadovanou akci nebo tak něco. Tady budete mít pocit, že jste něco udělali. Je to složitější než na minutu či dvě? Měřím si čas pro klienta.

Odsunout (Defer)

Pro e-maily, které vyžadují více času nebo úsilí na zpracování, ale nemůžete se jimi zabývat okamžitě, odstavte je na později. Použijte svůj úkolníček nebo funkci odkladu ve vašem e-mailovém klientovi. Zmizí vám z očí, alespoň pro teď.

Odmítnout (Deter)

E-maily, které jsou spam nebo nerelevantní prostě označte jako spam nebo se odhlaste. Tohle je obzvlášť zábavné.

Krok 3: Profit!

Máte hotovo. Každý den pak budete odměňováni pohledem na prázdný inbox:

Je to fajn. Nemusí to být hned dokonalé. U mě to taky není dokonalé, ani po těch letech. Ale pomáhá to. Zkuste Inbox Zero.

Budu rád, když mi do komentářů napíšete své vlastní zkušenosti.