Práce z domova: Tipy, jak na home office nezblbnout (část první: denní režim a izolace)

Aktuální situace nás zahnala pracovat do koutů svých domovů. Tenhle, na Vzhůru dolů netypický text, proto věnuji hlavně těm, pro které je to nová situace.

Z domova pracuji více než 10 let, přičemž od roku 2016 prakticky jen z domova, s občasnými výjimkami ve prospěch kaváren, které mi teď budou chybět více než roušky Babišovi.

Píšu zatím hlavně pro ty, kteří jsou doma sami a nerušení rodinou. Celodenní přítomnost dětí je i v naší domácnosti situace poměrně nová, nestabilní a teoreticky… ehm… explozivní.

Tohle téma si prostě raději nechám na příště.

Kdo jste – tvůrce nebo manažer?

Ještě než začneme, uvědomme si, že existují dva hlavní režimy práce u počítače:

• Tvůrce – potřebuje dlouhé časové úseky soustředěné a nerušené práce, typicky jde o kreativní profese jako vývojáře, copywritery, spisovatele…
• Manažer – pracuje v komunikačním a plánovacím režimu, obsah práce střídá každou chvíli.

Více je v textu Pracovní režim tvůrců a režim manažerů od Paula Grahama, který do češtiny přeložil Petr Staníček.

Sám pracuji polovinu dne jako tvůrce a druhou jako manažer, což je dobré mít při čtení textu na paměti.

Nevýhody práce z domova

„Home office“, to není jen pohoda, klídek a župánek… Práce z domu potírá mnohé z problémů fungování v kanceláři – jako je vyrušování, nemožnost soustředění… obecně prostě šrumec – ale zavádí problémy nové.

Firma Buffer, která je uváděna jako jeden z příkladů dobře fungujícího týmu, pracujícího plně v „remote“ režimu, se zeptala dvou a půl tisíců lidí pracujících na dálku, co jsou největší výzvy jejich způsobu práce. První tři místa jsou:

1. Obtížné odpojení od práce
2. Osamělost
3. Spolupráce a komunikace

Takhle to bude i u vás. To si pište, že jo.

Nemělo by vás to ale nijak znepokojovat. Každá mince má dvě strany. Důležitější jsou výsledky – 65 % lidí z velkého průzkumu FlexJobs říkají, že doma jsou produktivnější než v kanceláři a 99 % lidí z uvedeného průzkumu Bufferu říká, že by na dálku chtěli pracovat minimálně ještě nějaký čas zbytku kariéry.

No a pokud vám to nestačí – já sám si už jinou formu práce ani neumím představit. Fakt ne. Ani když jsou děti doma.

Teď už vzhůru do tipů, jak práci z domova pojmout tak nějak – bez ztráty ledničky…

Předem upozorňuji, že organizace sebe sama je velmi subjektivní obor a liší se u každého člověka. Takže neberte, prosím, následující jako dogma. Sledujte se, vyhodnocujte se.

1) Řád a denní režim

Kdo nemá disciplínu, sedí odpoledne v županu v posteli u Netflixu a nad čtrnáctým dílem seriálu do prázdné misky od brambůrek slzí nad množstvím nevyřízených e-mailů.

Časový plán dne

Základ je nastavit si časový plán dne podle možností svých (jak se nám dobře funguje), podle možností ostatních členů rodiny nebo podle možností svých kolegů.

Obrovská výhoda práce z domova je právě ona časová flexibilita. Moje žena například v aktuálním epidemickém období vcelku přirozeně přešla z pracovní doby devět až patnáct na dopoledne a večer. Já zase léta vstávám v 5:30, abych ještě před snídaní napsal texty, jako tenhle, dokud rodina ještě spí.

Jste tvůrce? Vyčleňte si čas

Je dobré vyčlenit si konkrétní časový úsek na „dlouhé úkoly“, které je potřeba dělat v režimu tvůrce.

V běžném režimu práce mám celé dopoledne věnované tvoření. Dlouhým úkolům, které chci zmáknout, „abych ten den něco prima udělal“: článkům, učení nových věcí, analýzám a složitějším úkolům pro klienty…

Vím, že mám tři hodinové bloky, takže se snažím nebýt rušený. Notifikace a sociální sítě jsou vypnuté, telefonáty beru jen nejdůležitější.

Odpoledne se pak přepnu do manažerského, komunikačního režimu. Řeším úkoly, emaily, zprávy na kecálcích, odpovídám a otravuju ostatní…

Rituály potřebujete. Vážně

Ráno si koupit noviny, jít si zaběhat, před spaním vyvenčit psa, každý den se podívat na zprávy, napsat na Facebook něco chytrého… Děláme je všichni. Potřebujeme je. Ujišťují nás, že je všechno v pořádku, že náš život má řád. Rituály.

Pokud je ještě nemáte, nějaké si zaveďte. Jsou to body v čase, které slouží k navigaci dnem a uvádějí vás do stavu, které potřebujete pro vykonání nějaké práce.

Mezi volnonožci je rozšířený rituál převléknout se před prací do pracovního (ten sdílím, práce v županu je vážně o ničem), někdo si dává ráno kafe, někdo připraví čaj, někdo si uklidí stůl.

Tip: Proložte rituály celý den a spojte si je s pohybem, který provětrá hlavu – procházka, vyběhnutí, zajděte s odpadky, nakrmte morčata, pokud od začátku home office ještě neumřela… hodně pomáhá cvičení – pár dřepů a kliků hodí depku z posledního e-mail úplně za hlavu. Jeden rituál za hodinu vám rozdělí den do plánovatelných bloků.

Plán dne: Kdo neplánuje, plánuje neúspěch

Máme rozdělený čas dne, vyčleněný čas na kreativní úkoly, rituály… kde je ale kurnik šopa samotná práce…? No vidíte, málem bych zapomněl!

Jeden ze základních hacků produktivity je plánování dne a týdne dopředu. Prostě si sednu, chvíli přemýšlím, co musím a co chci dělat a pak si to nacvakám do nějaké aplikace.

Na plánování týdne mě stačí patnáct minut v neděli. Aktuální a následující den plánuji průběžně podle vývoje situace na bojišti, ale vždy několikrát denně.

A nástroj? Začněte nějakou obyčejnou aplikaci s úkoly, třeba tu, kterou máte v mobilu. Možností je ale halda, osobně používám Todoist.

Sebeorganizace je samostatná kapitola, ale je dobré si uvědomit, že různé úkoly mají různou časovou spotřebu a různou prioritu a patří do různé skupiny (např. podle projektu).

Tip: Snažte se nepřeplánovat den úkoly. Pohled na nabitou denní agendu ještě nikoho pozitivní energií nenabil… Osobně se snažím mít maximálně 3 velké úkoly (kreativní na dopoledne) a pak do pěti těch menších (zhruba do půl hodiny práce).

Disciplína

Není disciplína, není řád. K čemu by nám byl plán dne, pokud bychom jej porušovali.

Pracovat z domova znamená převzít velkou část odpovědnosti za organizaci sebe sama. Být svým šéfem. Pro potřeby disciplíny bychom v sobě měli najít ty nejhorší šéfovské vlastnosti, které dokážeme.

Disciplínu má každý. Jen ji někdy věnuje špatným věcem. A říká se, že bolest z disciplíny je příjemnější než bolest ze zklamání.

Když je v plánu končit před večeří, končí se prostě před večeří. Když je v plánu začít v devět ráno, nesmí se ještě v devět třicet sjíždět Instagram. Je to těžké a nikdo to nedodržuje na sto procent, ale jde se tomu alespoň přiblížit.

Tip: Donuťte se režim dodržovat alespoň jeden týden. Jakmile se to povede, získáte návyk. A ty se špatně porušují.

Pro nenapravitelné pankáče a odpůrce disciplíny samozřejmě nelze nedoporučit Konec prokrastinace.

Vypnutí: Pomůžou mezifáze

— „Večeře je hotová“
— „Jasný, už jen poslední e-mail!“ (Jde na Facebook)
…
— „Večeřéééé!“
— „Úúúž!“ (Ještě Twitter)
…
— „Vystydne ti to!“
— „Musím to dopsat!“ (Dlouho jsem nebyl na LinkedInu, že…)

Tohle známe naprosto všichni, kteří z domova nějakou dobu pracujeme. Znají to taky naší blízcí. A jednou se nám za to ošklivě pomstí, například hodně studenou večeří.

Vypnutí a přechod z pracovního do nepracovního režimu je u práce z domova fakt výzva. Obzvlášť, když máte doma dva pořádně rozjeté kluky.

„Táto, pojď už!“ a mlátí do dveří. Ale vám se tam nechce, protože máte ještě pořád plnou hlavu práce. Bylo by to jako jít v plavkách do zimní bouře.

Ještě to nemám úplně vychytaný, co si budeme povídat, ale osvědčily se mezifáze.

O co jde? Ukončit práci předtím, než dojde k nevyhnutelnému bušení na dveře.

Tip: Pokud máte práce ještě pořád plnou hlavu, jít si zaběhat. Pokud to není tak hrozný, rozcvičte to nebo vypněte komp a pusťte si do uší nějakou vypalovačku. To poslední je minimalistické, ale velmi účinné. Pak už člověk má sílu otevřít dveře a vstoupit do zimní bouře.

Je jasný, že i po ukončení práce toho v hlavě dost zůstane. Pokud nepomohly mezifáze, časem to vždy vyšumí. Důležité ale je ten počítač znovu neotevřít. Tady je potřeba prostě německé disciplíny. V rodině jsme to vyřešili tak, že jsme si všichni po večeři zakázali obrazovky. Protože společně se trpí líp než o samotě.

2) Hluboká práce a izolace

Tohle je určeno hlavně pro ty z vás, kteří potřebujete klid na práci a máte doma ještě další členy domácnosti. Takže aktuálně vlastně pro všechny.

O potřebě hluboké práce jsem psal už před lety. Je to režim, ve kterém se uzavřeme s nějakým konkrétním tématem, nejsme vyrušování a posouváme hranice našich znalostí a schopností. Máme „flow“ a jsme šťastní jako blechy.

Hlubokou práci dělat chceme. Otázka je, jak moc je to dosažitelné v aktuálně ztížených podmínkách nebo v situaci, kdy z domova nejsme zvyklí pracovat.

Třeba by nám ale mohl stačit klid na práci.

Fyzicky se izolujte

Zavřete se do ložnice, do pokojíku, na balkón, na záchod… hlavně nebuďte poblíž svým brebentícím blízkým. Nebuďte poblíž rádia, které vysílá katastrofické zprávy. Izolujte se.

Pokud nemáte k dispozici zvláštní místnost, pořiďte si sluchátka. I obyčejná udělají zázraky. Hudba pomůže s koncentrací a potlačí brebentění.

Odstraňte vyrušování z počítače

J. K. Rowling psávala na počítači, ale neměla na něm přístup k internetu. A věděla, co dělá.

Izolovat se sice můžete od okolního světa, jenže on na vás hned vyskočí v podobě Online monstra – rušivých vlivů uvnitř vašeho kompjůtru.

Tady je vám (nebo alespoň mě) disciplína na nic. Dostat se „omylem“ na Facebook a „omylem“ se začíst do oněch moudrých příspěvků je tak neuvěřitelně snadné, že dle mého názoru nemáte šanci se tomu vlastní vůli ubránit.

Pomohou nástroje. Já používám dva – cukr a bič:

• RescueTime – měří čas strávený na různých typech aplikací a webů. Každý den mi dává skóre, jak moc jsem byl produktivní. To je pozitivní motivace, metoda cukru.
• Freedom – vypne přístup k určitým webům v určitý čas nebo na určitý časový úsek. Vypínám si hlavně Facebook a Twitter, ale občas i zpravodajské weby. To je bič.

Nemám ty aplikace vlastně rád, ale myslím, že jim ročně vděčím až za stovky hodin času, ve kterých se můžu věnovat zajímavějším věcem než diskuzím na Facebooku nebo Twitteru.

Zaveďte úřední hodiny

Co když ale vás ale nevyrušují děti, manželka, sociální sítě, ale prostě šéfové a kolegové?

O efektivní komunikaci v týmu při práci z domova budu psát v pokračování textu. Ale platí zde ono jednoduché: Je třeba si v týmu ujasnit své preference ohledně způsobu a načasování komunikace.

Vyrušováním trpí hlavně tvůrci, tedy například weboví vývojáři. Paul Graham v už zmíněném článku o režimu tvůrců doporučuje zřídit si pevné „úřední hodiny“, ve kterých svůj čas věnují nezbytné manažerské a komunikační práci. Jiné týmy zase určují dny, ve kterých pracují společně a dny, ve kterých je každý sám.

Hudba a ruchy pro vaše sluchy

O tom, že hudba zvyšuje produktivitu asi všichni víme. Nebo to na sobě máme odsledováno.

Výběr správné hudby je ale poměrně složitá disciplína. Hudba je pro produktivitu dobrý sluha, ale zlý pán, takže je vhodné sledovat vlastní reakce na puštěný playlist.

Sám mám více playlistů: Například ambientní pro brzké ranní nebo pozdější odpolední hodiny, elektronickou nezávislou hudbu, pokud se chci nakopnout (a mám na to náladu), elektrojazz… ale úplně nejčastěji si pouštím hudbu, kterou dobře znám, která je nekomplikovaná, nepoutá pozornost a ke které mám nějaký emotivní vztah z období dospívání (v mém případě to je devadesátková indie scéna v čele s Radiohead, Massive Attack a podobnými staříky).

Nicméně jsou období a situace, kdy hudba nefunguje. Na kavárnách například miluji ten anonymní lidský ruch. To je v aktuální karanténě špatně dostupné zboží. Existuje ale aplikace, která toto ale umí nahradit, dlouhou dobu jsem na ní frčel a v karanténě pofrčím zase — noisli.com.

V této části jsme se věnovali režimu dne a izolaci od rušivých vlivů. V dalším článku se budeme zabývat efektivní komunikací na dálku, vybavením, pohybem a spánkem.

Resumé na závěr

1. Nejčastější potíže při práci z domova: složité odpojení, komunikace a osamělost.
2. Než začnete plánovat, ujasněte si, zda tvoříte nebo komunikujete.
3. Plánujte! Týden, den i denní režim. Pomůže kus papíru nebo třeba Todoist.
4. Zaveďte rituály. Stačí ráno kafe, odpoledne jít s košem a mezitím pár dřepů.
5. Trénujte disciplínu, udělejte si návyky.
6. K vypnutí pomohou mezifáze.
7. Večer si zakažte obrazovky.
8. Izolujte se od ostatních členů domácnosti, alespoň pomocí sluchátek.
9. Nenechte se rušit aplikacemi. Vypněte notifikace a např. pomocí Freedom i sociální sítě.
10. S kolegy si zaveďte úřední hodiny, kdy komunikujete.
11. Hudba je fajn, ale třeba vám pomohou i ruchy z Noisli.